コミュニケーションコストとは？（コスト削減のためのメモ）

そして、このコミュニケーションコストって、最初の取り決めで結構削減できます。

以下が最初から実行しておけば、コミュニケーションコストを削減できたと思われるマイケルが失敗した項目です。

⑴やり取りの手段を決めておく

普段のやり取りがメール、チャットなど、意外とやり取りの手段って企業ごとに違います。
　※チャットツールでもSlackやChatWorkなどのツールもあったりします

コミュニケーションの手段を決めておかないと、
メールや電話、チャットなどが混在し、時間が経つと「あの情報どこいった？」と情報が行方不明になります。

また、やり取りの頻度が増えてくると、そのやり取りの手段が状況に適していない場合、作業効率を落とすことに繋がります。

例えば、最初は関係者を含めて一斉送信でよかったが、
やり取りの頻度が増えると誰もメールを見なくなってしまうなど。

なので、コミュニケーションの頻度多くなりそうなら最初からチャットツールにしておくなど、
目的に応じたやり取りの手段を最初から決めておくとコミュニケーションコストを削減できます。

個人的にはメールでやり取りするよりも、チャットツールが

おすすめです。

アポ調整はカレンダー共有ツールで

プロジェクトがスタートしたばかりだと打ち合わせの頻度が多くなりがちです。

打ち合わせに伴ってアポ日程調整のやり取りも発生するのですが、
先方のメンバーの予定の調整が地味に大変でした。

打診していた日程も時間が経つと別のアポイントで埋まってしまったり、、、

これはカレンダー管理ツール使用しこちらの空いている日を共有し、
先方の都合の良い日でアポ調整をしてもらう形に変えることでアポ調整のコストが減少しました。

web会議のURLの固定化

Zoomを使用している場合、web会議が入るたびに新しいweb会議URLを発行するのも地味に面倒でした。
そのような場合は、web会議のURLを〇〇会議用として固定化してしまった方が楽です。

プロジェクトの最初から担当窓口を複数にしない

例えば、営業はこの人、制作に関してはこの人など担当窓口を分けるのはプロジェクトがある程度進んでからがおすすめです。

理由として、プロジェクトの立ち上げの段階では境界線が曖昧な仕事が出てきます。

その時に機能別に窓口を分けていると曖昧な仕事が発生した際に、「うちの仕事ではないな」と各担当窓口の方が判断してしまいます。

そうすると、仕事が放置されることにも繋がり、結果的にプロジェクトの進みが悪くなるため、最初のうちは窓口は一本化することがおすすめです。

質問に関しては、Q&Aでドキュメントにまとめておく

質問や調べ物が発生した際には、都度質問と回答をドキュメントにまとめておき、そのURLを先方に共有するのがおすすめです。

そうすると、関係者が増え質問が発生した時にもすぐに対応できます。

権限設定をしておけば、編集されたりすることはありません。